Jak vybrat pokladní systém do restaurace, kavárny nebo baru

Pokladnu v restauraci nebo kavárně používáte každý den od otevření do zavírací hodiny, a proto se vyplatí vybírat ji podle toho, jak u vás opravdu probíhá obsluha, a ne podle nejnižší ceny licence. Projdeme spolu, na co se dívat, kolik vás pokladna bude stát celkem a na co se zeptat dřív, než podepíšete smlouvu.

Začněte tím, jak u vás probíhá jedna objednávka

Než začnete porovnávat ceníky, vezměte si papír a nakreslete cestu jedné objednávky od chvíle, kdy si host řekne o jídlo, až po zaplacení. Hned uvidíte, kolik míst musí pokladna propojit. V malé kavárně stačí jedna pokladna na pultu, zatímco v restauraci s terasou objednává číšník u stolu, jídla jdou do kuchyně, pití na bar a část hostů si objednává přes QR kód nebo z Woltu.

Zapište si také, kolik máte stolů, kolik lidí obsluhuje v nejrušnější směně a jestli máte jednu kuchyni, nebo více stanic, například pizzu a gril zvlášť. Z těchto čísel pak snadno odvodíte, kolik zařízení potřebujete a které funkce jsou pro vás nutné.

Co musí pokladna zvládnout každý den

Základ je u všech gastro pokladen podobný, rozdíly se ukážou až ve špičce. Dobrý systém by měl umět alespoň tohle:

• plán stolů, na kterém je vidět, kde se jí, kde se čeká na účet a co je rezervované,
• rozdělení účtu mezi hosty a přesun položek z jednoho stolu na druhý,
• posílání jídel do kuchyně a nápojů na bar, ideálně podle stanic a chodů,
• evidenci tržeb podle EET 2.0, která platí od 1. ledna 2027,
• práci bez internetu, aby se při výpadku nezastavila obsluha,
• přehled tržeb a uzávěrek, který majitel vidí i z mobilu.

Podrobný rozbor všech funkcí najdete v článku Dvanáct funkcí, které by měla umět pokladna v gastru.

Na čem bude pokladna běžet

Většina dnešních gastro pokladen běží na dotykových zařízeních s Androidem, na iPadu nebo na počítači s Windows. Pro provoz je důležitější než systém samotný to, jestli má zařízení zabudovanou tiskárnu účtenek a čtečku karet, jak vydrží na mokrém baru a kdo ho vymění, když přestane fungovat uprostřed pátečního večera.

Počítejte se třemi typy zařízení. Velká pokladna stojí na baru nebo u pultu, ruční pokladnička slouží číšníkům u stolu a kuchyňská obrazovka nahrazuje papírové bony. Pokud už nějaké zařízení s Androidem máte, zeptejte se, jestli na něm půjde software provozovat, protože tím ušetříte za nákup nového.

Počítejte celkovou cenu, ne jen licenci

Ceníky pokladen se těžko porovnávají, protože každý poskytovatel skládá cenu jinak. Někdo účtuje licenci za provozovnu, jiný za každé zařízení a další si připlácí za kuchyňskou obrazovku, mobilního číšníka nebo napojení na rozvozové služby. Abyste porovnávali stejné věci, sečtěte si za jeden měsíc všechno, co budete platit:

• software za všechna zařízení a za doplňky, které opravdu použijete,
• zařízení, buď rozpočítaná na tři až čtyři roky, nebo jako měsíční pronájem,
• instalaci, zaškolení a dopravu,
• poplatky za platby kartou, které někdy obsahují měsíční minimum,
• spotřební materiál, hlavně papírové role do tiskáren.

Pro představu uvádíme, kolik u nás stojí restaurace s velkou pokladnou, kuchyňskou obrazovkou, dvěma ručními pokladničkami, tiskárnou a QR kódy na 20 stolech.

Naše ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH. Jak vycházejí ostatní poskytovatelé podle veřejných ceníků, porovnáváme v článku Srovnání pokladních systémů pro gastro v roce 2026.

Pronájem, nebo koupě

Koupě se vyplatí podniku, který ví, že bude stejná zařízení používat řadu let, a má na ně volné peníze. Pronájem je výhodnější pro nový podnik, sezónní provoz nebo pro každého, kdo nechce řešit opravy, protože vadné zařízení vymění poskytovatel. U naší restaurace by se koupě vyrovnala pronájmu zhruba po 60 měsících. Oba způsoby podrobně počítáme v článku Pronájem, nebo koupě pokladny.

Na co se zeptat před podpisem smlouvy

Většina nepříjemných překvapení se neskrývá v ceně, ale v podmínkách. Před podpisem se proto zeptejte na tyto věci a odpovědi si nechte poslat e-mailem:

1. Jak dlouho jste smlouvou vázáni a jaká je výpovědní lhůta?
2. Kdo zařízení vymění při poruše a za jak dlouho?
3. Kdy je dostupná podpora, a to i večer a o víkendu, kdy máte nejvíc hostů?
4. Je aktualizace kvůli EET 2.0 a dalším změnám zákonů v ceně?
5. Jak dostanete svá data, tedy menu, tržby a doklady, pokud budete chtít odejít?
6. Co se stane, když vypadne internet?

Vyzkoušejte si ji dřív, než ji koupíte

Ovládání pokladny si můžete vyzkoušet ještě před nákupem. Na naší úvodní stránce je ukázka pokladny k proklikání, ve které vyberete stůl, přidáte objednávku, pošlete ji do kuchyně a zaplatíte celý účet nebo jen část za jednoho hosta. Pokud chcete vidět skutečná zařízení, rádi je přivezeme přímo do vaší provozovny.

Časté otázky